Como administrar o seu tempo

Para aproveitar ao máximo o tempo de trabalho, é fundamental estabelecer prioridades nas tarefas e garantir que as mais importantes recebam a atenção que merecem.

A maioria dos gerentes entende que o tempo é seu recurso mais escasso. Porém, são poucos os que se esforçam por compreender como investem suas horas semanais e são menos ainda os que têm a prática diária de verificar se as tarefas que, a seu critério, são prioritárias são aquelas para as quais dedicam mais tempo. “Os líderes inatos sabem como aproveitar seu tempo”, afirma Warren Blank no livro The 108 skills of natural born leaders. Quem carece dessa habilidade natural pode incorporá-la seguindo algumas recomendações.

  1. Dividir as responsabilidades em categorias. As categorias variam de acordo com a função, mas devem ser estratégicas e táticas e, ao todo, não mais do que seis. Algumas são: crescimento e aperfeiçoamento (categoria que põe o foco nas oportunidades em vez das crises –costuma ser aquela com a qual traz maior valor agregado para a empresa); gestão de pessoas (pode ser subdividida nas relações com os superiores, os pares e os subordinados. Os gerentes estão conscientes da importância de treinar seus funcionários, mas devem lembrar também, especialmente em épocas de crise, a importância do alinhamento com colegas e chefes), responsabilidades diárias e de administração (inclui desde a avaliação dos requerimentos de recursos até responder o e-mail).
  2. Pergunte-se qual a porcentagem de seu tempo você deveria investir em cada categoria. Depois de ter designado as porcentagens traduza em horas por semana para cada categoria e avalie se o total de tempo é realista e sustentável no prazo que você tem em mente. Para serem úteis, as designações de tempo têm que mudar a cada trimestre, mês, ou até mesmo a cada semana.
  3. Verifique o alinhamento com superiores e colegas. Envie suas designações de tempo para seu gerente e para os colegas chave, e peça que eles enviem as deles. Compartilhar os cronogramas estimula a coesão da equipe.

Gestão do tempo – Depois de elaborar o plano, o passo seguinte é colocá-lo em prática rigorosamente. Algumas sugestões para consegui-lo são:

– Audite o tempo. Examine sua agenda da última semana e avalie se você dedicou para cada categoria o tempo planificado. De acordo com Blank, as auditorias de tempo revelam quando e de que maneira nos distraímos das coisas que realmente importam.

– Anote as atribuições de tempo em sua agenda. As listas de coisas para fazer não serão muito úteis se você não fixar parâmetros de quanto tempo vai dedicar para cada tarefa. Quando confeccionar uma lista, estime cuidadosamente o tempo que cada tarefa vai demandar e escreva na sua agenda.

– Preste atenção nas áreas onde você mostra pontos fracos. Se você sempre delega as tarefas que não faz bem, seus pontos fracos vão intimidá-lo. Reconheça-os e encontre maneiras de compensá-los; por exemplo, para muitos gerentes é difícil dizer não para os colegas que os interrompem. Faça com que eles saibam quais são suas prioridades na gestão de seu tempo e estimule-os para que programem as reuniões com você.

© 2006 Harvard Business School Publishing, distribuído por New York Times Syndicate.

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